Tradicionalmente los beneficios del uso de una intranet o portal del empleado móvil se pueden agrupar en dos tipos: reducción de costes y aumento de la eficiencia.
Los responsables de Recursos Humanos de las organizaciones valoran que una intranet centralice todos los recursos necesarios para los componentes de una organización bajo un único Portal Corporativo. Además ofrece estandarización, facilidad de uso, permite a los usuarios interactuar con contenidos, con aplicaciones, en procesos de negocio y comunicarse con otras personas dentro de la organización.
Hoy por hoy el área de Recursos Humanos en la empresa debe asumir que el nuevo canal de comunicación universal y más utilizado por sus empleados ya no es el PC, el móvil le gana por goleada. Por lo tanto los principales beneficios del uso de una intranet o portal del empleado, reducción de costes y aumento de la eficiencia, corren peligro de desaparecer si la comunicación B2E no llega por el nuevo canal mayoritario: el smartphone.
Beneficios Intangibles
Lo que se logra con el intercambio de información en este nuevo entorno de movilidad tiene un gran impacto. Las intranets móviles permiten reducir costes de procesos que no agregan valor, como la búsqueda de información desde cualquier lugar. La productividad se incrementa a medida que el conocimiento es más accesible, gracias a la movilidad en la comunicación. La flexibilidad en el tiempo de entrega de la información es máxima ya que está a un click de distancia en el smartphone de cada empleado. Las intranets móviles estimulan el intercambio de información desde cualquier lugar. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la posibilidad de tomar decisiones más rápidamente.
¿Qué funcionalidades ofrece una app B2E / E2E para conseguir los beneficios prometidos?
Vamos a exponer cuatro grupos de funcionalidades para la gestión de los recursos humanos que puede incluir una aplicación móvil de recursos humanos o B2E. Dos en este post y otros dos en uno posterior. Dividimos las funcionalidades de una aplicación móvil B2E ó intranet móvil corporativa para gestión de los recursos humanos en estos dos bloques inicialmente:
1º. Funciones para procesos de firma digitalizada móvil de los siguientes documentos:
• Contratos de trabajo
• Prevención de riesgos laborales
• Control de trabajadores a tiempo parcial
• Documento de confidencialidad y protección de datos
Dentro de la implantación de una política de digitalización de los documentos o "cero papeles" es posible incorporar en la intranet la firma en movilidad de todos anteriores documentos. Los trabajadores pueden firmar los documentos en la pantalla de su smartphone con aplicaciones de firma manual digitalizada. Para asegurar la validez legal del proceso se puede incorporar: medidas de seguridad con encriptación de datos, registro de la geo-localización de la firma, aplicación de un sellado de tiempo de un tercero de confianza y la obtención y almacenamiento datos biométricos (firma biométrica).
2º. Funciones de comunicación de la empresa al empleado y entre empleados a través de una app móvil B2E y E2E (BusinessToEmployee y EmployeeToEmployee):
• Compartir manuales y procedimientos de trabajo por los empleados
• Acceso a las normas internas de funcionamiento en cualquier lugar y momento.
• Difusión de noticias corporativas al canal móvil
• Anuncios de eventos corporativos y envío de mensajes mediante notificaciones push
• Información sobre el calendario laboral consultable en cualquier momento en el smartphone
En el próximo post escribiremos sobre otras funcionalidades incorporables a una intranet móvil (app B2E / E2E) y sobre las posibilidades de integración de esta app móvil con el resto de aplicaciones de gestión de recursos humanos, como son nóminas, formación, directorio de empresa, etc…
