Una aplicación móvil de firma de albaranes en dispositivos tabletas ó smartphones, produce mejoras en el proceso logístico de entrega y descarga de mercancías en casa del cliente. Permite aumentar la productividad desde la generación del albarán en el ERP hasta el archivo del albarán electrónico firmado en el sistema documental.
La necesidad
Los albaranes tradicionales impresos en papel se deterioran durante el transporte de ida y vuelta al cliente dificultando su gestión posterior por el departamento de administración. A veces regresan sin firmar porque se han traspapelado en el momento de la firma cuando son numerosos los documentos que tiene que comprobar y firmar el receptor del material.
Con demasiada frecuencia se extravían y tenemos que solicitar al cliente una copia del albarán firmado en su poder. Esto supone una pérdida de tiempo y merma la imagen de la empresa. Además, sabemos que la Ley de Murphy dice que en el caso de producirse una incidencia o desacuerdo con el cliente, va a ser precisamente acerca de la mercancía cuyo albarán no tenemos firmado o debidamente archivado.
En algunas actividades de prestación de servicios - alquileres por horas de equipamiento o maquinaria, SAT al cliente - los albaranes se terminan de completar durante la prestación del servicio. También se añaden líneas de materiales empleados o se confirman las horas de comienzo y final del servicio. Suele pasar en estos casos que la facturación debe lanzarse a partir del albarán físico retornado que ha sido completado en casa del cliente. A mayor desplazamiento para prestar el servicio, más retraso en la facturación.
El soporte papel es cómodo para incluir las incidencias, modificaciones y comentarios por parte del chófer que entrega la mercancía o el operario que realiza el servicio. Pero esos comentarios e incidencias escritas en el albarán, no se registran en el sistema si no se detectan, se ‘descifran’ y se copian en el ERP, por parte del departamento de administración posteriormente.
La solución móvil y sus beneficios
La solución a esas necesidades de mejora es la aplicación móvil de firma de albaranes en dispositivos como tabletas o smartphones integrada con el ERP. La cual incorpora funcionalidades que facilitan la el trabajo al conductor, al cliente y a los departamentos de administración implicados.
¿Qué ventajas aporta?
- Planificación: La integración de la app con el ERP de la empresa permite que se pueda ‘cargar’ en el dispositivo la ruta del conductor. Recibe la planificación de la ruta con la información de horas de entrega y prioridades si fuera necesario. El chófer llevará en su mano la lista de entregas a los clientes y los albaranes de cada entrega.
- Automatización: cuando el cliente firma el albarán y el conductor lo confirma se pueden generar diferentes acciones:
- envío del documento al sistema documental de la empresa suministradora
- confirmación de la firma del albarán al ERP de la empresa suministradora
- es posible incluir pequeña impresora en el dispositivo para entregar el albarán firmado en pequeño formato en el momento
- continúa el flujo de trabajo administrativo en el ERP: facturación, cobro…
¿Cómo funciona la solución móvil de firma de albaranes?
- Las hojas/planificación de ruta se envían desde el sistema ERP a la app.
- Los transportistas acceden en remoto con su dispositivo a sus rutas asignadas.
- Cada ruta consta de varias entregas, y cada una tiene sus albaranes.
- El terminal (tableta) permite mostrar el albarán y recoger la firma del cliente en su pantalla.
- La aplicación se conecta en remoto con el ERP para confirmar el albarán y entregar la imagen de la firma o del albarán firmado.
Existen diversas opciones para la firma de los albaranes:
• firma sobre pantalla con interfaz especifico de la app
• firma sobre el formato real del albarán (la misma imagen que en papel), que también permite anotaciones de incidencias en el albarán.
• firma múltiple, con una sola firma quedan firmados todos los albaranes ya comprobados a la vez. (muy útil cuando hay numerosa documentación)
Beneficios de la solución = incremento de productividad
La aplicación móvil de firma de albaranes en dispositivos tabletas ó smartphones, soluciona los inconvenientes de extravío o deterioro que se presentan con el papel. La app de firma de albaranes integrada con el sistema de gestión de la empresa (ERP), digitaliza el proceso en el aspecto logístico y en el administrativo facilitando las tareas del conductor y del cliente que recepciona los productos o servicios.
La solución propuesta por vBote automatiza las tareas de confirmación, archivo, registro de datos que prácticamente se realizarán en tiempo real; además de evitar errores de los usuarios.
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