Fichar en el trabajo con el móvil: app de registro de la jornada

La ley ha establecido recientemente la obligatoriedad de registrar las jornadas laborales de los trabajadores que entrará en vigor a mediados del mes de mayo 2019.

El Real Decreto-ley 8/2019 del 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo establece que “…la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora…

Esta novedad regulatoria provoca que las empresas estén implantando soluciones para cumplirla y muchas optan por las soluciones móviles para el control de presencia y de jornada de los trabajadores. 

Una solución móvil que permita fichar desde el smartphone al comienzo y al final de la jornada de trabajo es muy práctica y no necesita una gran inversión, es una solución al alcance de pequeñas y medianas empresas.

El registro de la jornada de los empleados permite conocer en cualquier momento y desde cualquier lugar en tiempo real la actividad de la empresa. El registro ofrecerá el historial de un empleado y si es realizado con el smartphone permitirá incluso geolocalizarlo. 

Si en la plantilla se cuenta con personal desplazado, la función de geolocalización es de una gran ayuda a la hora de asignar tareas de última hora. Por ejemplo si se necesita enviar a un técnico a casa de un cliente, esto permitirá consultar el registro de la jornada de trabajo y asignar la tarea al técnico que más próximo se encuentre del domicilio del cliente.

También facilita el control del número de horas extras del personal desplazado al reportarse día a día en el registro que genera el fichaje móvil de la jornada.

Por lo tanto una app de fichaje de la jornada de trabajo es muy útil para servicios técnicos, comerciales, repartidores, servicios de limpieza, conductores, colaboradores freelance, etc...

Añadiendo funciones más avanzadas e integrándola con el portal y app del empleado, será posible generar informes a partir de los datos recopilados por la aplicación móvil. Y será posible analizar con datos objetivos la situación real de la empresa, en cuanto a dedicación y disponibilidad de la fuerza de trabajo. Y por lo tanto nos ofrece oportunidades de análisis para mejorar la productividad.

Si integramos el sistema de fichaje móvil como una función del portal y app del empledo, tanto los empleados como el empleador podrán disponer de datos tan útiles como la hora media de entrada y realizar acciones como solicitar las vacaciones o día libre, o enviar alguna notificación. 

Estas son algunas de las funciones más destacadas que puede ofrecer una aplicación móvil para el registro diario de la jornada integrada en un portal y app del empleado en la empresa:

-    Registrar las horas trabajadas a través del pc o a través del móvil
-    Control de presencia y localización con Google Maps
-    Visualizar fichajes y descansos en cualquier momento y desde cualquier lugar
-    Facilidad y comodidad a la hora de usarlo por todos los trabajadores
-    Ayuda a completar los partes de trabajo
-    Posibilidad de organizar las jornadas al equipo o asignarles tareas
-    Incentivar y premiar a los más eficientes a través de la gamificación
-    Envío de alertas y mensajes para solucionar emergencias

Para ampliar información de esta solución para fichar desde el móvil integrada en el portal y app del empleado no duden en ponerse en contacto con nosotros estaremos encantados de atender su consulta.


Razones para implantar una app y portal del empleado en la empresa

Hay empresas que ofrecen servicios on line al empleado que curiosamente éste casi no aprovecha y esto puede ser por varias razones. Los empleados realizan muchas tareas sin usar el PC, algunos viajan y por falta de tiempo no se conectan para consultar información corporativa en el “fragor” de la jornada laboral. Otras veces ocurre que el portal no es multidispositivo y multiplataforma, y cuando acceden éste no les ofrece la experiencia de usuario necesaria en el dispositivo que han elegido en ese momento.

Cada vez menos usamos nuestro pc fuera del trabajo,  hoy lo sustituimos por nuestro smartphone o tablet y la experiencia de usuario de los portales del empleado en esos dispositivos no fomenta conectarse.

Muchos portales del empleado son meros accesos web a software de recursos humanos sin adaptaciones al uso en movilidad, ni a los dispositivos móviles. No jerarquizan los contenidos en función del contexto de uso, ni aprovechan funciones claves de la tecnología móvil como por ejemplo las notificaciones ‘push’. Para evitar esos problemas es aconsejable optar por poner en marcha un portal y app del empleado multidispositivo y multiplataforma para las empresas.

Un portal del empleado es multidispositivo cuando está preparado para ofrecer una experiencia adaptada a los diferentes dispositivos que puede utilizar el usuario: PC, tablet o smartphone. 

La propiedad multiplataforma resuelve el portal para las plataformas web, web móvil y las apps para iOS y Android en una única solución.
Por lo tanto estas características hacen posible ofrecer los mismos servicios y funciones on line a todos los empleados independientemente del dispositivo que utilicen para conectarse, ya sea su PC en casa o en el trabajo, su tablet o su smartphone iOS o Android.

Desde el punto de vista del trabajador tener en la mano y facil de usar todos los trámites de comunicación de los trbajadores con la empresa, favorece que usen la app del empleado de manera regular y sobre todo facilita que llegue la información relevante en el momento idóneo. 

Por ejemplo, si un trabajador enfermo tiene que enviar un parte de baja médica, lo podrá hacer nada más salir de la consulta con su móvil sin demorarlo hasta poder llevarlo a la oficina. O si está a punto de comprar un electrodoméstico y quiere financiarlo podrá aceder a sus últimas nóminas en el mismo momento de la compra. Son muchas las situaciones dónde tener esta información al alcance de la mano hace la relación empleado-empresa más fluida.

Desde la visión de la empresa digitalizar y automatizar gran parte de la comunicación y las tareas administrativas de recursos humanos, supone un aumento de la productividad en el departamento, que se ha convertido en un factor estratégico para la empresa.

Algunas de las principales ventajas de implantar con éxito un portal y app del empleado:

-    Ahorro de tiempo y costes en la gestión administrativa de RRHH
-    Reducción de papel y tareaas de archivo, hacia la oficina sin papeles
-    Mejor comunicación interna e interdepartamental
-    Fomento de la colaboración y la participación en las políticas de empresa
-    Mejora el clima laboral
-    Fidelización del equipo

¿Cuáles son las funcionalidades que aportan valor en un portal y app del empleado?

Como ejemplo, en vBote las hemos agrupado en diferentes módulos funcionales de nuestra solución portal y aplicación móvil del empleado multiplataforma y multidispositivo, que ofrece versión desktop, web móvil y app iOS y Android.

Los módulos funcionales definidos son los siguientes:

-    Información corporativa. Aquí comunica la empresa la información general a los empleados.
-    Vacaciones y permisos. Facilita la gestión de los permisos, bajas y vacaciones. A través del portal interactúan los empleados y sus responsables de departamento
-    Documentación privada. Este módulo pone a disposición de los empleados sus documentos personales de su relación con la empresa (contratos, nóminas, certificados..) 
-    Formación. La empresa muestra su oferta formativa y los empleados se inscriben en los cursos previo autorización de sus responsables de departamento.
-    Aprobación de gastos. Para la gestión ágil de los gastos en los que incurren los empleados en su actividad profesional.
-    Comunicación entre departamentos. Canales de comunicación entre empleados y departamentos.
-    Gestión de la jornada. Gestión y el control de las horas trabajadas y las tareas realizadas.
-    Firma digitalizada. Firma de documentos por parte del empleado . 
-    Informes. Reportes de actividad y de desempeño en el portal.

Nuestra propuesta es la implantación de un portal y una app del empleado modular que permita comenzar por una solución más básica y añadir los módulos nuevos a medida que la empresa los necesita. En futuros posts iremos desglosando estos módulos en funciones más concretas que puede ofrecer una solución portal y app del empleado tomando como ejemplo la que proponemos en vBote. 

Si te interesa una solución de portal y app del empleado y deseas ampliar información, contacta con nosotros.
 

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