¿Existen procesos en la empresa dónde empleados desplazados fuera de su mesa de trabajo toman notas en papel y rellenan formularios?
¿Nos hemos planteado el tiempo que empleamos de más realizando la misma tarea varias veces por recoger los datos con boli y papel y luego introducirlos en el sistema informático?
Allí donde todavía utilizamos formularios de papel, hay personas esperando, moviéndose o desplazándose, hay oportunidades de mejorar los procesos con tecnología móvil.
Las aplicaciones móviles para la gestión de la empresa hacen posible ahorrar tiempo en cada una de estas tareas ‘manuales’ que todavía se hacen en muchos puestos de trabajo independientemente del sector. A menudo olvidamos cuánto papel y tiempo se malgasta imprimiendo hojas que pueden ser fácilmente evitables mediante la digitalización de las tareas a partir de dispositivos móviles.
Veamos algunos casos en los que las apps profesionales aportan valor en cuanto a ahorro de tiempo y costes, y por lo tanto mejora de productividad muy clara;
1º. Tablet como Punto de Venta
Hay varias razones para utilizar este dispositivo para organizar la venta de un negocio B2C. Atender y cobrar con la tablet a un cliente en el momento del cierre de una venta tiene muchos beneficios:
• evita colas de personas esperando, cosa que agradecerá nuestro cliente.
• nos aseguramos que no cambia de opinión sobre la compra sin estar delante para saber el motivo
• en caso de duda en el momento de cierre y cobro, podemos asesorarle y buscarle otra solución que se adapte mejor a sus necesidades
• si finalmente no nos compra sabremos el motivo y podremos actuar al respecto para solventar el problema en futuros clientes.
2º. Apps de encuestas de satisfacción
¿Cuántas veces al año hacemos encuestas de satisfacción? Empresas externas o bien el propio personal es el encargado por unos días al año en hacer este trabajo con formularios en papel. Y para ello o bien se desatienden otras tareas o bien se paga una cantidad importante de dinero. Son muchas las empresas que han decidido hacer uso de las tecnologías móviles para ver el grado de satisfacción de sus clientes, de una manera mucho más cómoda para el cliente en cuanto al momento de pedir la información y al soporte donde plasmar la opinión (Tablet en la mesa o mostrador a la hora de pagar en Horeca o Retail).
Por ejemplo en el sector Retail en la zona de cajas se pueden instalar unas tablets dónde los clientes hagan una evaluación del servicio (tiempos de espera en caja, atención del vendedor, si has encontrado lo que ibas buscando, volverías, el precio es adecuado…) Esta información tiene gran valor para la empresa y también para la satisfacción de los clientes. Es una acción “silenciosa” de mejoran aporta por sí sola un valor.
3º. Reaprovisionamientos y gestión de stocks
Este es un punto clave de mejora en la productividad ya que si no se tiene un producto o una materia prima para la producción se está perdiendo dinero. Para muchas empresas implantar sistemas automatizados o por RFID les supone un desembolso importante, por lo que aún se hace pedidos en desplazándose frente a los lineales y se toma notas en papel que luego pasan desde un PC a su sistema de gestión, por lo que se duplica el tiempo de trabajo.
Con las apps de gestión de entradas y salidas de almacén puedes hacer este trabajo directamente con tu Tablet o Smartphone conectados con el ERP de la empresa.
4º. Informes de calidad y seguridad en los usuarios itinerantes y de operativa de campo
¡Olvidemos los formularios de papel que se quedan amontonados y en cola para digitalizarlos (picarlos a dedo en el sistema informático) no sé sabe cuándo!
Las aplicaciones móviles para toma de datos permiten, gracias a su integración con los sistemas de la empresa, tener clasificados desde el momento de la captura de la información todos estos datos. Se podrán registrar, analizar, difundir digitalmente nada más capturarlos. Lo cual hará que la información fluya mucho mejor, y cada tarea en la cadena de trabajo se realizará sin esperas ni demoras.
Resultan muy útiles en las auditorías de calidad o seguridad en el trabajo internas, o las realizadas a proveedores desplazándonos a sus instalaciones.
5º. Reporte de partes de trabajo
Esta es otra actividad donde el empleado registra datos del servicio prestado en su formulario correspondiente en papel y más tarde estos datos serán introducidos en el ordenador para procesar, facturar, inventariar. Una app de gestión móvil de partes y órdenes de trabajo, te permitirá registrar todo esto y que la información esté accesible para todos desde cualquier lugar y en tiempo real.
En vBote podemos ayudarte a implantar las mejores soluciones de movilidad para mejorar tus procesos en los que todavía usas formularios de papel, pregúntanos aquí.
